Za posledních desetiletí získala obchodní korespondence prostřednictvím elektronické pošty obrovskou popularitu a stala se jedním z hlavních způsobů podnikové komunikace. Dnes je těžké najít osobu, která by nepoužila e-mail v praxi mezilidské komunikace. Navzdory tomu se mnozí lidé ptají: jak poslat e-mail e-mailem, aby byla dodržena všechna pravidla? Jak vytvořit dobrý dojem na odesílatele pomocí kompetentního dopisu?


Tento článek popisuje pravidla obchodní korespondence e-mailem a praktické rady uvedené v článku vám pomohou při psaní správné obchodní komunikace při psaní e-mailů. Mnoho začne svůj pracovní den kontrolou poštovní schránky pro nové zprávy. Ale bohužel, navzdory prevalenci této metody výměny informací mnoho lidí neví, jak správně používat jazyk obchodní korespondence přijetím e-mailů pro neformální komunikaci. Díky rychlosti doručování e-mailů usnadňuje e-mail výměnu důležitých oficiálních dokumentů, formulářů, prohlášení, ale tady lidé dělají chyby při odesílání dopisů. Velmi často se stává, že při sestavování e-mailové zprávy při výměně souborů adresáti z nějakého důvodu nepředstavují doprovodné eseje a nezapadají do témat, která mohou komplikovatpráce příjemců. Účelem tohoto článku je odpovědět na otázku: Jak poslat e-mail e-mailem a dodržovat všechna pravidla podnikové písemné komunikace prostřednictvím e-mailu?

Při sestavování e-maily by měly být vyplněny všechny položky jsou

Pravidla obchodní korespondence prostřednictvím e-mailu vyžaduje odesílatelů k vyplnění všech příslušných polí v e-mailu, jako je jméno a adresa příjemce a odesílatele dopisu. Je nezbytné, aby bylo popsáno téma, které stručně popisuje podstatu zaslaného dopisu. Velmi často je osud zaslaného dopisu a rychlost řešení problému popsaného v něm závisí na správně popsaném tématu. Obchodní e-mail by měl začít s pozdravy - to je jednoduchý projev úcty k příjemci je pro korespondenci velmi důležitý. Po pozdravu by se mělo řídit text, který se nazývá "body letters", a na konci zůstává podpis, například "S pozdravem, Britsov Petr Ivanovich."

Vítejte v obchodní korespondenci

V tomto bodě je třeba dále brousit své zaměření, jako gesto respektu je v každém aspektu obchodní komunikace velmi důležité. Optimální vítaná fráze je "Dobrý den" nebo "Dobrý den". E-mailová obchodní korespondence omezuje odesílatele, aby používal fráze "Dobrý večer" nebo "Dobré ráno", protože příjemce může dopis přečíst mnohem později, než jej obdržel. Také není správné používat zkrácené výrazy použité v pozdravechneformální komunikace. Po pozdrav slova nebo fráze by se měli obrátit na příjemce jménem a příjmením, a v případě, že název není znám odesílatel může přeskočit tento bod. Po pozdravném slově můžete přejít na účelový list dopisu.

Přílohy obchodní e-mailové korespondence

V případě, že hlavním účelem tohoto dopisu je psán nejen příběh a podstatu problému, ale odesláním souboru, to je nejlepší nejprve připojit peresыlaemыy objekt. Často se stává, že mnozí přepravci, neúmyslně, s uvedením předmětu v dopise, zapomněl přiložit potřebné investice. Taková nedbalost může nepříznivě ovlivnit obchodní pověst odesílatele obchodního dopisu.

E-mail by měl být rozpoznatelný a stručné

Kód pro komunikaci přes e-mail odesílatele má závazný elektronický rozpoznatelný název, který musí obsahovat pravdivé informace o odesílateli. Velmi stručné a absurdní oficiální dopisy a opravné prostředky, když e-mailová adresa neformální výrazy nebo slova, jako je například e-mailem «limon_petya». Pro dospělou osobu vypadá velmi nerozpustná. Pro obchodní korespondenci je lepší vytvořit samostatný e-mail a e-mailovou obchodní korespondenci uchovávat e-mailem.

Použít zjednodušené funkce Reply (odpověď) v reakci na dříve přijatých e-mailů

automatické odpovědi nebo Response (ve zkrácené verzi, vypadá to, že :) Re umožňuje uživatelům rychlý způsob,odpovědět na odeslané odeslané zprávy. Tato funkce má také univerzální příležitost ke čtení předchozí korespondence s partnerem na daném tématu. Ale pravidla obchodního e-mailové korespondence vyžadující odesílatele o přejmenování obchodní psaní téma, pokud v průběhu diskuse poštovní podstata změnil.

Před zasláním formálního dopisu by mělo být předmětem korektury pravopisu a interpunkci

Email usnadňuje výměnu informací, obchodní korespondence, ale nezanedbávat pravidla ruského jazyka, jako nedbalé chyba by mohla mít vliv na důvěryhodnost odesílatele. Před odesláním dopisu byste měli několikrát zkontrolovat text a pečlivě zkontrolovat jeho přítomnost v pravopisných a interpunkčních chybách. Mnoho e-mailových klientů má funkci kontroly pravopisu, takže byste měli dávat pozor na slova zvýrazněná červenou čárou. Pokud máte pochybnosti o správnosti vašeho psaní, měli byste vyhledat online pomoc nebo zkontrolovat pravopis pomocí slovníku pravopisu.

Pole pro příjem musí být naplněny nejméně

Aby se zabránilo odesílání nedokončených nebo nesestříhané písmena příjemce obchodní dopis by měl vepsat na poslední chvíli před odesláním. Toto pravidlo je také součástí e-mailu v obchodní korespondenci. Stává se, že při vyplňování cílového pole může e-mail nabídnout i seznam dříve používaných příjemcůměli byste zvýšit svou pozornost, abyste mylně neposílali kompletní obchodní dopis třetí osobě.

Strukturování obchodního dopisu

Pravidla pro strukturování textu se vztahují nejen na nosiče papíru, ale také na pravidla korespondence e-mailem. Není vždy snadné, aby příjemce na obrazovce četl velké množství textu. Chcete-li tento bod zjednodušit, měli byste rozdělit text do logicky vytvořených malých odstavců a zabránit psaní obchodních dopisů zložitých vět. Optimální délka jedné věty v obchodním dopisu by neměla přesáhnout patnáct slov.

Podstata obchodního dopisu by měla být podložena.

Vedle tématu obchodního dopisu by příjemce měl mít zájem a jasně formulovat první a druhou větu hlavního textu. Úkolem odesílatele je stanovit na začátku dopisu podstatu problému nebo problém, s nímž adresát adresuje. První věta by měla uvést účel, pro který je obchodní dopis zaslán. Vzorek: "Vás informujeme, že podmínky závazku podle smlouvy č. 45 z 02012017" O dodávkách sypkých materiálů "se blíží ke konci. K obnovení smlouvy musíte předložit opakující se balíček dokumentů. " Kvůli uvedenému účelu má příjemce příležitost dostat se do hlavního pohledu na obchodní dopis. Je-li text písma příliš velký, je lepší použít funkci připevnění objektu k přílohě ve formě textového dokumentu, ale z textového pole by měl opustit doprovodnou esej obsahující obchodní dopis.Vzorek: "Posíláme vám elektronickou kopii dopisu od společnosti" Mak-bud ". Žádáme Vás, abyste nás informovali o vašem rozhodnutí o pokračování smlouvy č. 45 ze dne 02012017 "O dodávkách sypkých materiálů" na termín uvedený v tomto dopisu. "

Je třeba odpovědět na každý obchodní e-mail.

Existují negativní příklady obchodní korespondence, když příjemce z nějakého důvodu ignoruje obchodní dopis. Někdy mohou existovat případy, kdy odpověď nemůže být poskytnuta v určitých situacích, například časová lhůta pro řešení problému může trvat několik dní nebo příjemce je zamyšlený a nemůže okamžitě odpovědět na otázku. V tomto případě je třeba stručně připomenout například: "Dobrý den, Peter Ivanovič. Dostal jsem váš dopis, ale dnes je obtížné odpovědět, protože by se mělo konzultovat s vrchním vedením. Ohlásím váš problém generálnímu řediteli naší společnosti a oficiální odpověď poskytne do konce týdne. S pozdravem, vedoucí obchodního oddělení Belov Ivan Gennadievich ». Je třeba připomenout, že pokud nebyla odpověď poskytnuta do tří pracovních dnů, může být skutečnost mlčení příjemce obchodního dopisu posouzena jako ignorování a odmítnutí komunikace s odesílatelem.

Při sestavování příslušných dopisů by měly být zodpovězeny všechny požadované otázky.

Pokud je dopis adresovaný příjemci sporný, pak při psaní dopisu je třeba odpovědět na otázky v pořadí, které je obsaženo v přijatém textu podnikudopis Pokud byly dotazy položeny, odesílatel doufá, že jim bude poskytnut konkrétní odpověď. Při psaní odpovědi nemusíte být očíslováni, stačí jen vyjádřit svůj názor. Abyste mohli odpovědět na všechny otázky, musíte nejprve několikrát přečíst přijatý obchodní dopis a pokud je příliš mnoho otázek, je lepší je napsat samostatně, abyste se vyhnuli přijetí. Není-li možné odpovědět na některé z nastolených otázek, je třeba poznamenat, že v tomto okamžiku z jakéhokoli důvodu nemůže být odpověď poskytnuta.