Součásti e-mailu: z pohledu uživatele, na technické stránce, v obchodní korespondenci

E-mail, vzhledem k velkému počtu výhod oproti listům papíru, je již dlouho jedním z hlavních typů komunikace. Stejně jako mnoho dalších technologických inovací má tento druh komunikace i vlastní pravidla. Navzdory skutečnosti, že komunikace prostřednictvím e-mailu se stala nedílnou součástí mnoha oblastí života, většina uživatelů nebude schopna odpovědět na otázku, co tvoří součásti e-mailu.

Struktura e-mailu z hlediska uživatele

Elektronické zprávy jsou podobné a velmi odlišné od obvyklých starších generací papírových archů. Ale bez ohledu na poštovní službu je struktura e-mailu vždy stejného typu. Seznamujeme součásti e-mailu a stručně popisujeme každou z nich:


  • Pole "To". Toto pole určuje adresu příjemce. Pokud je více cílů, oddělte je středníkem.
  • Pole "Předmět dopisu". V mnoha poštovních službách je pro plnění povinné. A pokud bude téma správně zadáno, bude uživatelům jednodušší najít písmeno.
  • Tělo dopisu. Tělo dopisu je hlavní text.
  • Skryté složky e-mailu

    Uvažovali jsme o zdánlivé struktuře listu. Ale kromě viditelného volného oka prvků obsahují součásti e-mailu také následující pole:
  • od koho (toto pole je vyplněnoautomaticky);
  • copy (kromě primárního příjemce, kopii dopisu zaslaného někým jiným);
  • BCC (použít, pokud chcete poslat kopii, aniž by to pozornosti primární příjemce);
  • příloha.



  • Složky e-mailu z technického hlediska

    Z technického hlediska, jakýkoliv e-mail obsahuje následující složky:
  • titulů nebo jako jsou také nazývány obálky protokolu SMTP. Tyto hlavičky mohou být součástí těla dopisu a nesmí být do něj zahrnuty. To znamená, že může dojít k situaci, pokud poštovní server má více informací než je uvedeno v těle zprávy. Záhlaví obsahuje odesílatele, příjemce a adresu pro odeslání webu.
  • Toto je zpráva, která se v jazyce SMTP protokolů nazývá Data. To zase dělí na:
  • záhlaví dopisu - podobně jako papírovou poštou obsahuje údaje o poštovní servery, které se písmeno a některé další informace;
  • Tělo dopisu - přímo text dopisu.
  • Struktura e-mailové korespondence

    V případě, že struktura je stále zabýval E-mail z technického hlediska jsme nyní v úvahu prvky správně vypracované e-mailovou korespondenci, protože každý sebeúcty společnost se snaží splnit obecně uznávané standardy komunikace. I když existuje mnoho různých klasifikací elektronických komunikací, navrhování konstrukcí, které jsou rozděleny do dvou skupin. První skupina - dopisy komunikacepoužívají se během práce. Druhá je písemná shoda: zprávy, které sumarizují schůzku, ukazují načasování práce a další důležité aspekty, které vysvětlují akce požadované každou ze stran.
    Seznam komponent jednotlivých e-mailů jednotlivých typů.

    Komunikační dopis

    Jeho struktura musí nutně zahrnovat:
  • Předmět dopisu. V této oblasti je nejlépe uvést, co očekáváte od hostitelské strany, jako je například splnění doby schůzky, seznam otázek k posouzení a tak dále.
  • Blahopřeji. Dokonce i když je dopis naplánován na několik lidí, etika podnikové komunikace zahrnuje povinné pozdravy příjemců.
  • Obsah zprávy. Ve skutečnosti text e-mailu, ve kterém co nejvíce popisuje požadavek.
  • Firemní podpis. Kolem toho mnoho zapomíná. Správná podpisová šablona podpisu zahrnuje FIA ​​a postavení autora, jeho kontaktní údaje (telefonní číslo, odkaz na webové stránky společnosti, e-mail, atd.). Podpis se může lišit v závislosti na pravidlech a předpisech přijatých organizací.
  • Políčka "To" a "Kopírovat". Nejsou náhodně uvedeny náhodou - po vyplnění na poslední zatáčce vyloučíte možnost odeslat nepodepsané nebo neověřené zprávy.

    Dopisovací smlouva

    Jak bylo uvedeno výše, tento typ elektronické zprávy slouží ke shrnutí schůzky, určení akčního plánu na každé straně a stanovení podmínek provedení. Taková písmena jsoujakýsi "protokol" zasedání a umožňují pohodlně strukturovat informace. Tento typ dopisu je založen na plánu:
  • Pozdrav. Pokud počet účastníků schůzky, jehož výsledek je v dopise, byl malý, může se zobrazit všechny podle jména nebo použít obecný typ pozdravů.
  • Zopakujte účel schůze, jejíž výsledky jsou shrnuty v dopise.
  • Seznam otázek, o nichž se jednalo o schůzi. Pro každou otázku jsou uvedena dohodnutá opatření, rozhodnutí a termíny provedení.
  • Seznam otázek, které nevyžadují naléhavé řešení, ale nemohou být vydávány z dohledu.
  • Objasnění názorů účastníků schůze - je vzato v úvahu?
  • Podpis podle šablony.
  • Související publikace