Obsahuje v tabulkách databáze informace není vždy nutné pro uživatele každý okamžik jeho práce v plné výši. Aplikace MS Office proto poskytují nástroje, které umožňují odeslat informace ve snadno zpracovatelné podobě. V článku se podíváme na některé z nich.

Co to je a proč

Jedním z těchto nástrojů je filtrování dat. Používá se k výběru z celého pole pouze těch záznamů, které splňují nezbytné podmínky. Současně jsou uloženy všechny informace o objektu, ale člověk vidí pouze potřebné řádky a jiné, které nesplňují dané podmínky, jsou skryté. Výběr se provádí při jedné nebo více podmínkách při nastavení limitů na několik polí. Každé další omezení je přidáno k existujícím a množství zobrazených informací se snižuje, takže je ještě snadnější pracovat s polem.


Všechny moderní tabulky a databáze umožňují najít záznamy. Vzhledem k tomu, že programy balíčků MS Office jsou nejčastěji používané kancelářské práce, musíme získat lepší představu o tom, jak fungují filtry v těchto aplikacích.

Excel

Filtrování dat aplikace Excel je k dispozici několika způsoby. Provádí se podle obsahu sloupců tabulek v závislosti na typu. V tomto případě jsou vybrány specifické hodnoty buněk nebo podmínek. Podmínky pro výběr řádku také závisí na typu informací obsažených ve sloupci. Nejjednodušší způsob výběru je nástroj pro úpravu.Karty HOME. Vyberte sloupec buňky, v rozevíracím seznamu tlačítka "Třídění a filtr" vyberte položku "Filtr". Současně se v první buňce sloupce objeví tlačítko se šipkou, když kliknete, zobrazí se rozevírací nabídka pro třídění a filtrování dat v aplikaci Excel.


Zde jsou určeny parametry výběru řádků pro zobrazení.

Výběr podle hodnoty

Například použijeme tabulku tabulek Excel v kosmetických obchodech. Nejjednodušší druh výběru - podle hodnoty. V ceníku je pole "Typ kosmetiky". Chceme přezkoumat všechny dostupné produkty pro péči o nehty. V rozevíracím seznamu obsahuje seznam možných možností, včetně prvku "Nehty". Pokud je seznam položek sloupců příliš dlouhý, použijte vyhledávací pole. Zrušte zaškrtnutí všech ostatních položek kromě těch, které chcete, a klikněte na tlačítko OK. Viditelné levé pouze kosmetické pro nehty. Můžete dále zkrátit seznam výrobků tím, že vyberete například pouze produkty společnosti MAX FACTOR a obdržíte dopis o peněžních materiálech pro nehty tohoto výrobce.

Volba za podmínek

Jak zobrazit všechny produkty na vlasy, pokud mezi nimi existuje několik druhů výrobků: balzámy, masky, gely atd.? Můžete vybrat více položek s příznaky, ale můžete specifikovat filtrování dat podle typu pole. V našem případě obsahuje sloupec text a textové parametry se na něj aplikují. Uživatel určuje řetězec pro vyhledávání v názvech. V tomto případě obsah buňkyrovnocenné nebo vyloučené z vyhledávacího řetězce. Je možné najít záznamy, které obsahují nebo neobsahují text, který začíná nebo končí zadanými znaky. Chcete-li nastavit náročnější podmínky, doporučujeme nastavit pravidla.
Zde je několik podmínek. Všechny z nich mohou být povinné nebo jen vyhovují pouze některým z nich (parametry "I" a "NEBO"). Poskytovatel poskytuje možnost nastavení různých typů textů, čísel, data a času, logické atd. Pohodlným způsobem je filtrování dat v MS Excel pro číselná pole. Předpokládejme, že v našem ceníku chceme najít peníze na rty s cenou až 300 rublů. Sloupec „Typ kosmetiky“ Zaškrtněte políčka dvě polohy: „rtěnka“ a „lesk na rty“. Sloupec „Cena“ zvolte pozici „číslicové filtry“, na rozdíl od textu sloupec s typem kosmetiky. Vyberte z možností, že položka je "méně nebo rovna" av okně voleb vydáme částku 300 rublů. Po klepnutí na tlačítko „OK“ se zobrazí seznam čtyř typů fondů „rtěnka“ a „lesk na rty“ a stojí méně než 300 rublů. Nakonec přidáme další podmínku pro filtrování dat - podle barvy. V našem ceníku jsou uvedeny příklady barevné schéma dekorativní kosmetiky. Použijeme toto a vybereme prostředky pro rty světle růžového odstínu. Sloupec Nabídka „Colors“ vyberte položku „barevný filtr“ tlačítkové „Ostatní barvy buňky“, pokud není nabídnuta možnost výběru, a vyberte požadovanou barvu. Tlačítkem "Ok"pouze finanční prostředky jsou ponechány ve správné ceně a barevném rozsahu.

Třídění a vyhledávání informací

Dokonce i když jsou skryté záznamy skryty, mohou být četné pro výběr nebo analýzu. V tomto případě je dalším vhodným nástrojem řazení MS Excel. V nabídce, kterou jsme již studovali, jsou položky, které vám pomohou sestavit položky tabulky v požadovaném pořadí a usnadnit tak vyhledávání. Třídění položek ve sloupci je možné v závislosti na typu informací v nich. U textových polí se navrhuje rozdělení od "A" do "I" a v opačném směru. Je vhodný například pro pohodlnější vyhledávání podle jména zákazníka, jména partnera apod. Číselná pole jsou seřazena vzestupně a sestupně. Je třeba dbát na to, aby čísla byla zadána ve sloupci jako text. V tomto případě budou řazeny jako text, tj číslo 1011100 12110 půjde v uvedeném pořadí, v závislosti na velikosti oblastí:

Třídit podle numerickém formátu



třídění v textovém formátu


10



11


) 100



12



11



100



110



110



12

záznamy jsou seřazeny podle několika parametrů. Chcete-li to provést, máte možnost upravit třídění v nabídce "Třídění a filtr". Zvolíte, které pole chcete třídit, který typ a v jakém pořadí chcete použít: Přizpůsobitelné seznamy obsahují dny v týdnu a měsících a uživatel může zadat své vlastní prvky.

Databáze přístupu

Neméně užitečná filtrace v databázích. V aplikaci Access existuje několik možností získání potřebných informací: pomocí obecných parametrů, pro konkrétní hodnotu, ve formě a pomocí dotazů.

Na hlavní záložce programu najdete panel nástrojů Seřadit a Filtr. Tlačítka na něm se používají k provádění specifikovaných operací. Přístup využívá stejný mechanismus jako aplikace Excel. Podívejme se podrobněji na ty metody, s nimiž ještě nejsme obeznámeni.

Způsoby

Obecné filtrování dat v aplikaci Access je implementováno stejným způsobem jako v aplikaci MS Excel pomocí rozevírací nabídky v záhlaví sloupce. Analogicky se v seznamu vybere jedna nebo více položek nebo výběry se použijí podle typu informací ve sloupci. Chcete-li použít jako parametr určitou hodnotu v buňce, vyberte tuto buňku a vyberte nabídku Výběr v panelu Seřadit a Filtr nebo vyvolat seznam dostupných akcí klepnutím pravým tlačítkem myši. Možnosti výběru závisí na typu obsahu buňky. Filtr je snadný způsob, jak najít záznamy se schopností používat více parametrů. Říká se to "Pokročilá" operace - "Filtr". Tím vytvoříte prázdný formulář, na kterém nastavíte parametry, a pak klikněte na "Rozšířené" - "Použít". Formulář nyní obsahuje pouze požadované položky.

Požadavky na shromažďování údajů

Dalším vhodným prostředkem pro filtrování dat v databázi jsou dotazy. Jejich vytvoření vyžaduje čas a potřebné dovednosti, ale mají otázky vedle sebevýhody. Za prvé, po písemné žádosti o vzorku a jeho uložení, dostanete mechanismus, který lze vždy použít k vybudování zpráv, výstupní vedení tvoří, vytváření složitých křížových dotazů, a tak dále. D. V dotazech můžete použít pole z více tabulek, přidávání podmínky získat data pro každou z nich. Tyto DB objekty jsou vytvořeny pomocí Návrháře, Průvodce dotazem nebo SQL Editor. SQL-dotazy na vzorku se strukturou formulářeVyberte [seznam polí]

Z [tablytsы]

, kde [termíny][86 ]

V bloku podmínek jsou zadány parametry, pro které jsou vybrány položky. Například pošleme žádost o výběr položek z tabulky "Zboží ve skladech". Musíme vybrat řady s vázami pod názvem "Záliby" a uvidíme, kolik zboží s tímto jménem je v každé slabiky.

VYBRAT [Druh zboží] [Typ výrobku], Váza.

z Váza INNER JOIN [Tovarы na zaměstnance] o = Vazy.Kod [Tovarы na zaměstnance] .Naymenuvannya

pokud (([Tovarы na zaměstnance]. [typ výrobku] = "Váza") AND ([Vázy]. [Vase] = "Zachytit"));Výsledek bude vypadat takto: Režim konstruktoru má dotaz ve tvaru:

Uložení a další použití

Někdy je při opětovném použití vybrané volby nebo automatické aplikace při spuštění tabulky nebo formuláře nutné znovu použít. Podmínky ukládání se při uzavírání objektu automaticky vyskytují. Při dalším otevřenívšechny položky jsou zobrazeny a pro opětovné uložení uložených omezení musíte kliknout na tlačítko Filtr v panelu Řazení a Filtr. Chcete-li automaticky použít požadovaný výběr, použijte vlastnost objektu "Nahrát filtr" tím, že jej nastavíte na "Ano". Jiný způsob ukládání a použití - jako dotaz. Chcete-li to provést, nastavte parametry. Konfiguruje potřebná pole pro vyhledávání, řazení a filtrování dat a jejich uložení do kontextové nabídky. Následně se stáhne ze stejné nabídky příkazem "Stáhnout požadavek"

Vyhledání a vytvoření seznamu v aplikaci Access

Analogicky s aplikací MS Excel poskytuje uživatel přístup ke třídění podle sloupců, aby usnadnil vyhledávání požadovaných informací. Pořadí hodnot se provádí v abecedě pro text (v přímém a opačném pořadí), vzestupně a sestupně pro číselné informace a data. Můžete jej použít na více polí najednou, což ještě více pomáhá při hledání požadovaných záznamů. V textových polích se rozlišují velká a malá písmena. Chcete-li najít záznam se zadáním řetězce použitého vyhledávacího mechanismu - tlačítko "Najít" stejný název panelu nástrojů. Parametry vyhledávání jsou zadávány v okně - čára, místo, směr, část pole, registr. Mechanismy pro třídění, vyhledávání a filtrování dat v tabulkách databáze výrazně zjednodušují práci s velkým množstvím informací. Pokud se naučíte, jak je snadno používat, budou tyto nástroje k dispozicizvyk, urychlí a usnadní každodenní práci.