Tabulky MS Excel se používají k analýze dat v nich obsažených. Informace jsou analyzovány v jejich původní podobě, ale častěji vyžaduje předchozí editaci. V článku se zamyslíme nad tím, jak se zbavit zbytečných opakujících se údajů, pokud komplikují zpracování souboru.
Hledání duplicitních hodnot
Zvažte příklad. Kozmetický obchod pravidelně přijímá ceníky od dodavatelských firem ve formátu Excel. Předpokládejme, že názvy zboží ve všech společnostech jsou stejné. Abychom mohli objednávku popsat, nejprve si určíte, která z firem, které výrobky jsou ziskovější, objednat. Chcete-li to provést, musíte najít stejné položky a porovnat ceny v nich. Dokud nebudeme odstranit duplicity v aplikaci Excel, nalezneme pouze stejné zboží pro analýzu nákladů. K tomu použijeme formátování buněk jako podmínku. Umístěte sloupec s názvem zboží a otevřete panel nástrojů "Styly" "Domů". Tlačítko "Podmíněné formátování" otevře seznam rozbalovacích příkazů, ze kterých nás zajímá "Pravidla pro výběr buněk".
Potřebujeme pravidlo "Opakovatelné hodnoty". V okně zadejte barvu, která bude označena duplicitními prvky rozsahu. Po párování buněk pomocí filtru můžete vybrat pouze ty, třídit podle názvu produktů, provádět analýzu cen a odstranit duplicity v aplikaci Excel.
Hledat jedinečné hodnoty
Výše popsaná metoda je také vhodná pro výběr prvků, které se nacházejí v jednotném čísle. Pro takovou volbu postupujte stejně jako v předchozím odstavci. Otevřete kartu Styly na kartě Domů a klikněte na tlačítko Podmíněné formátování. V seznamu operací vyberte "Pravidla pro výběr buněk".
Ale nyní v okně nastavení filtru musíte zvolit z rozevíracího seznamu hodnotu "Repeat" a "Unique". Program označuje vybranou barvu pouze ty položky sloupce, které se vyskytují v jedné instanci.
Odstranění duplicit
Po sloučení několika cenových seznamů do jednoho souboru v tabulce existuje mnoho opakujících se záznamů, které je třeba odstranit. Vzhledem k tomu, že seznam produktů je velmi dlouhý, zpracovává se ručně hodně času a vyžaduje značné úsilí. Je mnohem pohodlnější používat volbu nabízenou programem. Chcete-li odstranit duplicity v aplikaci Excel, je k dispozici odpovídající příkaz nabídky. Je umístěn na kartě "Data" v bloku operací "Práce s daty". Po klepnutí na tlačítko se otevře dialogové okno. Pokud skupiny buněk nebyly přiděleny před voláním příkazu na listu, program okamžitě nabízí zvýraznění sloupců, které je třeba nalézt, a odstranění opakování. Pokud předvolíte pole jednoho sloupce, aplikace Excel zobrazí zpřesňující zprávu, v níž bude nutné zvolit, zda chcete použít pouze vybraný rozsah nebo rozbalit jej v další operaci.
Pak označte sloupce a vyhledejte duplikáty. Funkce je pohodlná v tom, co to umožňujenajít obě úplné shody a odstranit duplicitní řetězce aplikace Excel a odpovídat pouze jednotlivým polím.
Například, v našem případě se budeme snažit pouze opakování názvů, kódů, typ a výrobce zboží, s vědomím, že ceny a dodavatelé se budou lišit. Toto zpracování umožní, aby byl seznam jedinečných prvků produktu přidán do seznamu pro vlastní ceník nebo katalog.
Výběr unikátní předměty
Dalším způsobem, jak odstranit duplicity v Excelu - výběru pouze jedinečné hodnoty vybrané oblasti tabulky. Ukažme to na příkladu. Přidělte skupinu buněk, které potřebují odstranit duplicitní hodnoty, a otevřete kartu dat na kartě Data. Zde naleznete blok příkazů "Třídění a filtr" a vyberete jeden z nich - "Pokročilé". V okně zadáme parametry výběru pole. Pokud nepotřebujete uložit původní tabulku, vyberte volbu "Filtrovat seznam na místě". Pokud však práce s ním není dokončena, je lepší převést výsledky filtru na jiné místo.
Vybíráme skupinu polí pro zpracování a označení buňky, do které budou filtrované údaje umístěny. Chcete-li získat pouze jedinečné položky, zaškrtněte políčko "Pouze jedinečné položky". Získáme výsledek z původních 27 záznamů, pouze 19 bez opakování. Tímto způsobem můžete odstranit duplicity v aplikaci Excel 2003, kdy došlo pouze předběžná verze 2007.
Další doporučení
Všimněte si několik tipů před odebráním informací z tabulek. Za prvé, provádět takové akceVytvořte kopii tabulky a provádějte s ní operace. Nebo ho nechte jako zálohu a proveďte změny v originálu. V opačném případě můžete ztrácet data souboru nebo změnit rozvržení listu. Pokud výstupní tabulka obsahuje skupiny, součty nebo prozatímní součty, je třeba je odstranit před odstraněním duplicit ve sloupci aplikace Excel. Hledání stejných prvků nefunguje v sestavách kontingenční tabulky. Kromě výše uvedených je možné odstranit duplicitní prvky sloupců pomocí vzorců, ale tato metoda je docela náročná na práci a nemá smysl používat v moderních verzích programu.
